Lean ses ofta som en produktionsfokuserad metodik, vilket det såklart är då den adresserar all processrelaterad verksamhet. Men Lean-filosofin kan och bör appliceras till varje process med fokus på ständiga förbättringar.
Av erfarenhet vet vi att detta tänkande saknas alldeles för ofta inom företag vilket gör att det blir en missad chans till ökad effektivitet, kostnadsbesparingar och ökad trivsel för personalen som känner mer engagemang för sin arbetsplats. Men det finns relativt enkla metoder för att driva fram förbättring. Det är dock ingen mirakellösning som kan införas och sedan är det klart. Nej, det krävs ihållighet, kontinuitet och engagemang från ledningen.
Kännetecken för en väl fungerande produktion är att de följer nedan grundpelare för Lean.
Jidoka
”Jidoka” är ett Toyota-begrepp som är svårt att översätta till svenska men kan tolkas som automation med en "human touch". Det är ett kvalitetssystem som bygger in kvalitet i processer och produkter genom att ge operatörer möjligheten att upptäcka när en avvikande händelse har inträffat och genast stoppa arbetet för att initiera en motåtgärd.
Just-in-time (JIT)
”JIT” betyder enkelt ”det som behövs, när det behövs och i den volym som behövs”. Målet med JIT är att åstadkomma behovsstyrd och utjämnad produktion i ett balanserat flöde av material. Minimering av material i processen förbättrar kassaflödet och minskar kostnader. För stora lager av material påverkar rörelsekapitalet och döljer underliggande förbättringsmöjligheter.
Kaizen
Ett ytterligare viktigt begrepp inom Lean är ”Kaizen” vilket betyder ”förändring till förbättring” vilket är centralt i en lärande organisation och ständiga förbättringar av processer och produkter. Kaizen bör vara en integrerad del av verksamhetens arbetssätt och omfatta alla anställda då det leder till kontinuerlig förbättring.
Ovan Lean-princip har en stor betydelse och påverkan på produktions- och lagerverksamheter då den manar till aktivt arbete med förbättringar i flöden, systemstöd och arbetsbelastning. Detta genom tex. orderutjämning genom flera ordersläpptider, ankomstplanering för inkommande leveranser, flexibla distributionslösningar med flera hämtningar, osv. Automatisering av repetitiva arbeten och andra systemrelaterade förbättringar är såklart att föredra när det passar.
Vikten av engagemang
Glöm ej att en de viktigaste delarna inom Lean och i all verksamhet är anställdas engagemang, uppmuntran till deltagande samt viljan att utveckla det egna arbetet. Alla framsteg bygger på personalens delaktighet då de är de riktiga experterna i det aktuella arbetet. Det bidrar också till stolthet över förbättringar som åstadkommits och skapar företagskultur som ständigt utvecklar verksamheten. Se därför till att inkludera de som direkt påverkas och ge dem möjligheten att bidra till förbättringarna.
Struktur genom 5S
För Lean produktion krävs också medvetenhet, tänkande och tydliga strukturer – ordning och reda – och där kommer 5S-principerna starkt in i bilden som standard för att mäta framtida förbättringar mot.
| SEIRI | SORTERA | Besluta vad som är nödvändigt att ha på platsen för att utföra arbetet. Ta bort allt annat. Färre saker och mindre oreda ökar visibilitet och säkerhet, samt bidrar till personalens trivsel och respekt för arbetsplatsen. |
| SEITON | SYSTEMATISERA | Skapa plats och struktur för alla saker som behövs för arbetet. Varje sak har sin bestämda plats, märk upp dessa och se till att ordningen hålls. Här är det viktigt att tänka igenom arbetsflödet så saker hamnar där de är bästa placerade för arbetsgången, tex. mycket använda verktyg lättillgängliga, placering i förhållande till hur arbetet utförs osv. |
| SEISO | STÄDA | Se till att arbetsplatsen hålls städad – ordning och reda är viktig för effektivt arbete men det ger också personalen bättre känsla för eget arbete. Städa betyder också att lösa problem som uppstår, tex. när verktyg inte är på plats eller är skadade. |
| SEIKETSU | STANDARDISERA | I denna fas har ordning skapats! Men nu gäller att bibehålla strukturen och göra det nya ”läget” till en standard. För det är det viktigt att etablera uppföljningssystem. Det görs genom att deltagare skapa dagliga rutiner för att underhålla och kontrollera ordningen på arbetsplatsen. För det kan tex checklistor och bilder användas. Till sist måste alla berörda vara överens om hur arbetsplatsen ska se ut vid dagens slut, inför skiftbyte osv. samt hur 5S revisioner ska genomföras och dokumenteras. |
| SHITSUKE | SÄKERSTÄLLA | Att långsiktigt säkerställa ordning och reda är den svåraste delen av 5S. Tyvärr är det så att erfarenhet visar att ofta börjar företag med ”5S-projekt” men efter ett tag nedprioriteras arbetet och verksamheten faller tillbaka till samma beteende som tidigare. 5S är inte ett projekt, det är en arbetskultur som behöver integreras i företagets verksamhet. Kontinuitet i arbetet, regelbundna revisoner och ledningens engagemang är nyckeln till att lyckas med 5S, precis som Lean i stort. |
Kom ihåg att Lean inte endast bygger på process- och produktionsförbättringar. Lean handlar lika mycket om att utveckla medarbetare och verksamhetskultur. Utan det ena lyckas du inte med det andra.
Vill du lära dig mer om ämnet?
Då rekommenderar jag att du klickar dig in på sidan: Toyota Lean Academy.
Kom ihåg att varje krona från sänkta materialhanteringskostnader går direkt till ökad lönsamhet!
