Lean ses ofta som en produktionsfokuserad metodik, vilket det såklart är då den adresserar all processrelaterad verksamhet. Men Lean-filosofin kan och bör appliceras till varje process med fokus på ständiga förbättringar.
Av erfarenhet vet vi att detta tänkande saknas alldeles för ofta inom företag vilket gör att det blir en missad chans till ökad effektivitet, kostnadsbesparingar och ökad trivsel för personalen som känner mer engagemang för sin arbetsplats. Men det finns relativt enkla metoder för att driva fram förbättring. Det är dock ingen mirakellösning som kan införas och sedan är det klart. Nej, det krävs ihållighet, kontinuitet och engagemang från ledningen.
Kännetecken för en väl fungerande produktion är att de följer nedan grundpelare för Lean.
Jidoka
Begreppet ”Jidoka” inom Toyota Production System kan översättas till automation med mänsklig kontroll. Det är ett strukturerat kvalitetssystem där kvalitet byggs in i både processer och produkter genom att operatörer ges tydlig befogenhet och stöd att identifiera avvikelser, omedelbart stoppa processen och initiera korrigerande åtgärder. Detta möjliggör snabb hantering av felkällor, minskar risken för kvalitetsbrister och skapar en mer robust och kontrollerad produktion.
Just-in-time (JIT)
”Just-in-time” (JIT) innebär att material tillförs processen exakt när det behövs och i den volym som efterfrågas. Syftet med JIT är att skapa en behovsstyrd och utjämnad produktion, där materialflödet är balanserat genom hela kedjan.
Genom att minimera mängden material i arbete och i lager förbättras kassaflödet och de totala kostnaderna minskar. Omvänt kan alltför stora lager binda onödiga resurser och samtidigt maskera underliggande problem och förbättringsmöjligheter i processerna.
Kaizen
Ett ytterligare centralt begrepp inom Lean är ”Kaizen”, som kan översättas till ”förändring till det bättre”. Kaizen utgör en grundprincip i en lärande organisation och är avgörande för systematiska, kontinuerliga förbättringar av processer och produkter. För att få full effekt bör Kaizen vara integrerat i det dagliga arbetssättet och omfatta samtliga medarbetare.
Denna Lean-princip har stor betydelse för både produktions- och lagerverksamheter, då den uppmuntrar ett strukturerat förbättringsarbete kring flöden, systemstöd och arbetsbelastning. Det kan exempelvis handla om orderutjämning genom flera ordersläpp, planering av ankomster för inkommande leveranser samt flexibla distributionsupplägg med fler hämtningar. Där det är lämpligt bör automatisering av repetitiva moment och andra systemrelaterade förbättringar prioriteras för att skapa stabila, effektiva och skalbara processer.
Vikten av engagemang
Glöm ej att en de viktigaste delarna inom Lean och i all verksamhet är anställdas engagemang, uppmuntran till deltagande samt viljan att utveckla det egna arbetet. Alla framsteg bygger på personalens delaktighet då de är de riktiga experterna i det aktuella arbetet. Det bidrar också till stolthet över förbättringar som åstadkommits och skapar företagskultur som ständigt utvecklar verksamheten. Se därför till att inkludera de som direkt påverkas och ge dem möjligheten att bidra till förbättringarna.
Struktur genom 5S
För Lean produktion krävs också medvetenhet, tänkande och tydliga strukturer – ordning och reda – och där kommer 5S-principerna starkt in i bilden som standard för att mäta framtida förbättringar mot.
| SEIRI | SORTERA | Besluta vad som är nödvändigt att ha på platsen för att utföra arbetet. Ta bort allt annat. Färre saker och mindre oreda ökar visibilitet och säkerhet, samt bidrar till personalens trivsel och respekt för arbetsplatsen. |
| SEITON | SYSTEMATISERA | Skapa plats och struktur för alla saker som behövs för arbetet. Varje sak har sin bestämda plats, märk upp dessa och se till att ordningen hålls. Här är det viktigt att tänka igenom arbetsflödet så saker hamnar där de är bästa placerade för arbetsgången, tex. mycket använda verktyg lättillgängliga, placering i förhållande till hur arbetet utförs osv. |
| SEISO | STÄDA | Se till att arbetsplatsen hålls städad – ordning och reda är viktig för effektivt arbete men det ger också personalen bättre känsla för eget arbete. Städa betyder också att lösa problem som uppstår, tex. när verktyg inte är på plats eller är skadade. |
| SEIKETSU | STANDARDISERA | I denna fas har ordning skapats! Men nu gäller att bibehålla strukturen och göra det nya ”läget” till en standard. För det är det viktigt att etablera uppföljningssystem. Det görs genom att deltagare skapa dagliga rutiner för att underhålla och kontrollera ordningen på arbetsplatsen. För det kan tex checklistor och bilder användas. Till sist måste alla berörda vara överens om hur arbetsplatsen ska se ut vid dagens slut, inför skiftbyte osv. samt hur 5S revisioner ska genomföras och dokumenteras. |
| SHITSUKE | SÄKERSTÄLLA | Att långsiktigt säkerställa ordning och reda är den svåraste delen av 5S. Tyvärr är det så att erfarenhet visar att ofta börjar företag med ”5S-projekt” men efter ett tag nedprioriteras arbetet och verksamheten faller tillbaka till samma beteende som tidigare. 5S är inte ett projekt, det är en arbetskultur som behöver integreras i företagets verksamhet. Kontinuitet i arbetet, regelbundna revisoner och ledningens engagemang är nyckeln till att lyckas med 5S, precis som Lean i stort. |
Kom ihåg att Lean inte endast bygger på process- och produktionsförbättringar. Lean handlar lika mycket om att utveckla medarbetare och verksamhetskultur. Utan det ena lyckas du inte med det andra.
Vill du lära dig mer om ämnet?
Då rekommenderar jag att du klickar dig in på sidan: Toyota Lean Academy.
Kom ihåg att varje krona från sänkta materialhanteringskostnader går direkt till ökad lönsamhet!
.jpg?width=191&name=toyota-bt-staxio-p-series-spe%20(1).jpg)