Gemba i produktions- och lagerverksamhet

Genchi Genbutsu är ett av nyckelbegreppen inom Lean. Det betyder enkelt översatt ”gå och se”. Att gå och se är såklart förutsättning för varje medarbetare till att förstå verksamheten, förstå hur en effektiv värdekedja är beroende av alla länkar och vilka utmaningar det ger för organisationen, systemen och företagets finanser. Men hur ”går man och ser” på ett sätt som gör att du verkligen förstår och kan ta in det du ser?

Gemba Vandring är ett bra Lean-verktyg för att hålla fingret på pulsen och säkra ständiga förbättringar ”Kaizen”. Det betyder enkelt sagt ”att gå dit där kundvärden skapas och observera”.

Huvudsakliga målet med Gemba-vandringar är att observera arbete och miljö. Därför skall det ske utan anmälan så att du ser verkligheten som den är. På plats är det också viktigt att samtala med personalen om deras arbete.

Det är ett sätt för företagsledare och avdelningschefer att skaffa sig insyn i verksamhetens dagliga utmaningar och på ett enkelt sätt få känslan för hur det går, just nu. Nyckeltal och finansiellt resultat i all ära, det visar historik och planer, men säger inte mycket om dagens verklighet. Där kommer Gemba in då du ser de fysiska flödena, uppfattar stämningen hos personal och ledare, fångar deras idéer direkt, ger feedback och uppmuntran, identifierar eventuella risker (säkerhet, störningar, slöseri osv.) samt ser möjligheter till förbättringar.

Varför är Gemba viktigt?

Organisationer är oftast vertikala, dvs. avdelningarna är fokuserade på det egna områden vilket ofta utförs utan helhetssyn på verksamheten, men värden och kunderbjudanden skapas horisontellt, tvärs mellan avdelningarna.
Gemba-vandringar hjälper chefer att se, förstå och balansera de olika intressen av vertikalt och horisontellt tänkande. Ta en paus från möten, rapporter och andrahandsinformation. Gå regelbundet och kolla själv!

På plats under Gemba-vandringarna är det viktigt att ha ett öppet sinne. Ta in fakta och intryck och försök låt vara att tänka på “lösningar”. Fokus skall vara på att;

• Få se hur de olika arbetsmomenten utförs
• Verifiera om de följer standardiserat arbetssätt eller om det finns olika vägar att utföra arbetet
• Se och höra vad fungerar bra och vilka problem/utmaningar stöter personalen på?
• Se om det finns arbetsmoment som inte adderar värde till produkten eller flödet?
• Höra vad personal skulle vilja ändra på om de kunde? Obs: Om du får förslag se till att återkoppla till berörda!
• Bekräfta att kvaliteten på produkter är enligt specifikationer och konstant?
• Se vilka verktyg används, hur fungerar de?
• Se om du uppfattar slöseri i processen eller i arbetet?
• Bekräfta att tillverkningsplaner, plock- och utlastningsplaner hålls?
• Kolla om personalen har utbildning för det arbete som de utför, tex. truckkort?
• Observera om det ser ut för att vara stökigt eller ostädat ut? Varför?
• Fånga fakta om hur säkerheten ser ut? Utförs arbete på säkert sätt? Hur med arbetsplatsen och utrustning?

Såklart tar du noteringar från vandringen och tar upp det med berörda ledare. Noteringarna kan vara svar på en del standardfrågor (se exempel ovan) och delvis frågor om ett visst ämne, tex. säkerhet, kvalitet, hälsa, kostnadssänkning, produktion, lagring, transporter, en viss maskin eller arbetsmoment.

Gör vandringarna regelbundet, byt fokus och områden, du kommer inte att klara av hela verksamheten i en vandring. Bättre att gå till en mindre del och fördjupa dig i arbetet som pågår i den delen.

Kom ihåg att målet inte är att kartlägga verksamheten och direkt identifiera problem och lösningar på plats. Målet är att observera arbetet, förstå flödet i verksamheten genom samtal med de som utför det och ta med denna information som input till potentiella förbättringar.

Möjligheten finns att anställda upplever dessa vandringar som ett sätt att kolla om de utför arbetet korrekt eller kontrollera dom. Men om du är öppen och visar genuint intresse för deras arbete kommer de att uppskatta dessa möten och se det som möjlighet att påverka.  

Sammanfattning av fördelarna med regelbundna Gemba-vandringar

• Se vad som verkligen händer inom verksamheten och få annan syn på numerisk ”fakta” från rapporter.
• Ger insyn i vikten av att ha en standard i form av effektiva arbetsrutiner samt att de utvecklas kontinuerligt.
• Höra från personalen vad som är viktigt för dom och vilka utmaningar de har.
• Visar din fokus på utveckling, kvalitet och säkerhet.
• Kopplar personal till företagens värderingar och mål.

 Kom ihåg att varje krona från sänkta materialhanteringskostnader går direkt till ökad lönsamhet!